So richtet ein Unternehmen die Kostenerstattung für Heimladen ein

Verwenden Sie dieses Verfahren, wenn Ihr Unternehmen einem Mitarbeitenden das Laden eines Firmenfahrzeugs an dessen Heimladeort erstatten möchte.

Informationen vorbereiten

• Prüfen Sie, dass der Mitarbeitende einen eigenen Smart-Fuel-Pass-Kundenvertrag in derselben Währung wie der Unternehmensvertrag hat.
• Bereiten Sie den Erstattungstarif in EUR pro kWh oder in der jeweiligen Währung pro kWh vor.
• Legen Sie Startdatum und die Zahl der Tage fest, die das Unternehmen zur Prüfung eines abgeschlossenen Monatszeitraums benötigt.

Warum beim Erstellen einer Einladung kein Tarif angezeigt wird

Beim Erstellen einer Einladung werden nur Tarife für die Kostenerstattung für Heimladen angezeigt, die für Ihr Unternehmen erstellt wurden und für das Land der Abrechnung gelten. Wenn keine Auswahl angezeigt wird, wenden Sie sich an den Smart Fuel Pass Support.

• Nennen Sie das Land der Abrechnung.
• Nennen Sie den gewünschten Satz pro kWh.
• Geben Sie an, ob es sich um einen Standardsatz oder eine individuelle Vereinbarung handelt.

Der verwendbare Satz richtet sich nach den Regeln im jeweiligen Land und nach der Vereinbarung Ihres Unternehmens. Der Support erstellt den passenden Tarif; danach wählt ihn die Verwaltung beim Erstellen der Einladung aus.

Beziehung erstellen

1. Öffnen Sie im Smart-Fuel-Pass-Webportal beim Unternehmensvertrag den Bereich für die Kostenerstattung für Heimladen.
2. Erstellen Sie eine Einladung und wählen Sie Mitarbeitenden bzw. Fahrer, Erstattungstarif, Startdatum und die Dauer des Prüfzeitraums in Tagen.
3. Senden Sie die Einladung. Der Mitarbeitende erhält eine E-Mail und muss sie im Portal annehmen.
4. Nach der Annahme wählt der Mitarbeitende einen Ladeort. Bei einem berechtigten persönlichen Standort wird die Beziehung sofort aktiv; bei einem Unternehmens- oder Drittstandort muss zunächst der Inhaber zustimmen.

Nach der Aktivierung

Prüfen Sie den Status der Beziehung. Vorgänge für die Erstattung können nur im Status Aktiv gesammelt werden. Eine Beziehung umfasst einen Ladeort und alle seine Ladegeräte. Hat der Mitarbeitende einen weiteren Heimladeort, erstellen Sie dafür eine eigene Beziehung.

Tarif ändern oder Beziehung beenden

Der Tarif einer aktiven Beziehung kann nicht direkt geändert werden. Beenden Sie die bestehende Beziehung und erstellen Sie für den neuen Tarif eine neue. Setzen Sie auch ein Enddatum, wenn der Mitarbeitende die Rolle oder Wohnung wechselt oder an diesem Standort kein Firmenfahrzeug mehr lädt.